ADALET TEŞKİLATINI GÜÇLENDİRME VAKFI GENEL MÜDÜRLÜK VE İKTİSADİ İŞLETMELERDE ÇALIŞANLARIN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI TALİMATNAMESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR
1) Amaç ve Kapsam
Bu Talimatname Adalet Teşkilatını Güçlendirme Vakfı ile Tesislerinin yönetim, işletme ve denetiminin ne suretle yapılacağını, personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma esaslarını ve hesap işlerini düzenler.
2) Dayanak
Bu talimatname, Adalet Teşkilatını Güçlendirme Vakıf Yönetim ve Çalışma Esaslarını Gösterir Yönetmeliği 6. Maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
3) Tanımlar
Bu Talimatnamede geçen;
a) Vakıf: Adalet Teşkilatını Güçlendirme Vakfı
b) Vakıf Senedi: Adalet Teşkilatını Güçlendirme Vakfı Senedini
c) Başkan: Adalet Teşkilatını Güçlendirme Vakfı Yönetim Kurulu Başkanını
d) Yönetim Kurulu: Adalet Teşkilatını Güçlendirme Vakfı Yönetim Kurulunu
e) Genel Müdür: Vakıf Genel Müdürünü
f) Genel Müdür Yardımcısı: Vakıf Genel Müdür Yardımcısını,
g) İktisadi İşletme: Vakfa bağlı Hakimevi, sosyal tesis, kreş, yediemin deposu ve Vakfın %50’de fazla hissesine sahip olduğu ticari şirketi,
h) Tesis İşletme Müdürü: Vakfa bağlı iktisadi işletmelerin ve ticari şirketlerin müdürünü ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
VAKIF MERKEZ TEŞKİLATI
A) Genel Müdür
1) Görev Tanımı: Dört yıllık yüksek öğrenim görmüş, yöneticilik yapmış, tecrübeli ve temsil yeteneğine haiz kişiler arasından Yönetim Kurulu tarafından atanan Vakıf Genel Müdürü; Vakıflarla ilgili mevzuat ve Vakıf mevzuatı hükümleri dahilinde Vakfı yönetir.
2) Yetki ve Sorumlulukları:
a) Yönetim Kurulu tarafından atanır ve bu Kurula karşı sorumludur.
b) Vakfı, genel mevzuat, Vakıf mevzuatı ve Yönetim Kurulu kararları doğrultusunda yönetir.
c) Yönetim Kurulunun toplantılarına iştirak eder, ancak oy kullanamaz.
d) Vakıf yönetiminde; Yıllık Plan Bütçe kapsamındaki harcamalarda ve Vakfın temsilinde gerekli hususlarda mevzuatta belirtilen ve Yönetim Kurulu tarafından verilen diğer yetkileri kullanır.
3) Görevleri:
a) Vakıf amaçları doğrultusunda ve Yönetim Kurulu kararları çerçevesinde Vakfın muhasebe, yatırımlar, arşivleme ve diğer faaliyetlerini düzenlemek, denetlemek, kontrol ve koordine etmek, personelin sevk ve idaresini sağlamak, mevzuatla ilgili hizmet içi eğitim programlarını hazırlamak ve uygulamak,
b) Vakfın gelir kaynaklarını ve varlıklarını artırmak için araştırma ve incelemeler yapmak, sonuçlarını Yönetim Kurulunun bilgisine sunmak,
c) Vakıf Tesislerinin faaliyetlerini izlemek, çalışmalarını değerlendirmek, denetlemek, sonucu rapor halinde Yönetim Kurulunun bilgisine sunmak,
d) Vakfın Yılık Faaliyet Raporunu hazırlatarak Yönetim Kurulunun onayına sunmak,
e) Vakfın kuruluş amaçlarına uygun olarak Yıllık Bütçe Planlaması yaptırarak, planlanan Bütçeyi Yönetim Kurulunun ve Temsilciler Meclisinin onayına sunmak, Temsilciler Meclisi tarafından onaylanan Bütçenin uygulamasını sağlamak, Bütçe kapsamındaki harcamaları Yönetim Kurulunun kararlarına uygun olarak yapmak, gerçekleşen Bütçe, Bilanço ve Kar-Zarar Cetvellerini hazırlatarak Yönetim Kurulunun ve Temsilciler Meclisinin onayına sunmak,
f) Yönetim Kurulu toplantılarının gündemini hazırlamak, gündem maddelerindeki konuların; Vakıf Senedi ve Yönetmeliğine uygun olup olmadığı hususunda görüş belirtmek, sekreterlik hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak ve iç yazışmaları yapmak,
g) Vakıf ve İktisadi İşletmelerin amacı doğrultusunda işletilmesini sağlamak, her türlü gelir ve giderin takibini yapmak, verilen görevin sınırları içerisinde kalmak şartı ile idari ve mali konularda incelemelerde bulunmak, şikâyet konularını değerlendirmek ve sonuçlarını bir raporlar Yönetim Kuruluna sunmak,
h) Vakıf Genel Müdürlüğünde görevli personel ile İktisadi İşletme Müdürlerinin izin işlemlerini düzenlemek,
i) Yönetim Kurulu Başkanınca ve Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapmak,
j) Genel Müdür, görev ve yetkilerinin bir kısmını sınırlarını belirleyerek ve Yönetim Kurulunun onayını alarak, genel müdür yardımcısına veya diğer birim amirlerine devredebilir. Ancak bu durum sorumluluğunu kaldırmaz.
Genel Müdür, bu görevlerin yerine getirilmesinde Yönetim Kurulu Başkanına ve Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.
4) İmza Yetkisi:
a) Genel Müdür, Vakfa bağlı tesis ve iktisadi işletmelerde yapılacak rutin yazışmaları, görevleri kapsamında hazırlayarak Yönetim Kuruluna sunacağı rapor ve belgeleri imzalamaya yetkilidir.
b) Vakıf adına diğer kurum ve kuruluşlarla yapılacak yazışmalar ve yönetim kurulu kararlarının yerine getirilmesi ile ilgili yazışmalar sekretarya görevini yürüten yönetim kurulu üyesi tarafından imzalanır.
c) Vakıf adına yapılacak ödemeler, Vakıf Senedi uyarınca yönetim kurulu başkanı veya vekili ile yönetim kurulu üyelerinden birisinin imzasıyla yapılır.
B) Genel Müdür Yardımcısı
Genel Müdür Yardımcısının görev, yetki ve sorumlulukları;
a) Genel Müdüre vekalet etmek,
b) Yarım günü aşmayan ve iş akışını engellemeyen mazeret izinlerini vermek,
c) Sicil amiri olduğu personelin çalışmalarını kontrol etmek ve sicil raporlarını düzenlemek,
d) Yapılan çalışmaların, Vakfa intikal eden yazı ve taleplerin sonuçlarını kontrol ederek iş akışını hızlandırmak,
e) Genel Müdür veya Yönetim Kurulu tarafından verilen yetkiye istinaden, Vakıf işleri ile ilgili araştırmalar ve incelemeler yapmak,
f) Personelin hazırladığı yazıları incelemek, gerekli düzenlemeleri yapmak, onların yetişmelerine yardımcı olmak,
g) Personelin çalışmalarını, mesai saatlerine riayet durumlarını izlemek, denetlemek, bunlar arasında ahenk ve iş birliğini sağlamak,
h) Vakıf ve iktisadi işletmelere alınacak personelin özlük dosyalarını hazırlamak,
i) Genel Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
Genel Müdür Yardımcısı, bu görevlerin yerine getirilmesinde Genel Müdür ve Yönetim Kurulu Başkanı ile Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.
C) Uzmanlar
1) Hukuk Müşaviri (Avukat)
Hukuk Müşavirinin görev, yetki ve sorumlulukları;
a) Vakfı ve İktisadi İşletmeleri tüm yargısal organlarda temsil etmek,
b) Vakfın tüm birimlerinin faaliyet ve çalışmalarında hukuki konularda görüş ve önerilerde bulunmak ve bu kapsamda gerekli işlemleri yapmak,
c) Vakıf adına gerekli davaları ve icra takiplerini açmak, bunları takip etmek ve sonuçlandırmak, kovuşturma işlemlerini yürütmek, noterde yapılacak işlemleri gerçekleştirmek, gelişmeler hakkında Genel Müdüre bilgi sunmak, alınacak talimatları uygulamak,
d) İdari ve adli merciler tarafından Vakfa yapılacak hukuki konulardaki tebligatların gereğini yapmak,
e) Vakfın amaçlarına hizmet edecek hukuku araştırmalar yapmak, gerektiğinde rapor tanzim etmek,
f) Vakfın taraf olduğu sözleşme, şartname, vekaletname vb. hukuki düzenlemeleri hazırlamak, hazırlanmış olanları incelemek ve görüş bildirmek,
g) Yasal mevzuatı ve Resmî Gazeteyi takip etmek, Vakfı ilgilendiren konulardaki değişiklikleri belirleyerek ve gerekli işlemleri yaparak ilgili birimlere ve Genel Müdürlüğe bilgi vermek,
2) Teknik Uzman (Mimar-Mühendis)
Mimar-Mühendisin görev, yetki ve sorumlulukları;
a) Uzmanlık alanıyla ilgili konularda Yönetim Kuruluna ve Genel Müdüre danışmanlık yapmak,
b) Vakfın gayrimenkullerinin tapu, tescil ve terkin işlemlerinin yapılmasını, kullanımını, kiralanmasını, yeni inşaatlar yapılmasını, mevcut bina, arsa ve araziden azami ölçüde yararlanılmasını sağlamak,
c) Vakfın taraf olduğu sözleşme, şartname, vekaletname vb. hukuk düzenlemelerin hazırlanmasında teknik konularda hukuk müşavirine yardımcı olmak, hazırlanmış olanları teknik yönden incelemek, Genel Müdüre ve Yönetim Kuruluna rapor vermek,
d) Vakıf tarafından yaptırılan veya satın alınan Adliye Sarayı, lojman, sosyal tesis vb. taşınmazlarda gerektiğinde mahalline giderek incelemeler yapmak, Genel Müdüre ve Yönetim Kuruluna rapor vermek,
e) Uzmanlık alanıyla ilgili olarak Genel Müdür tarafından verilecek diğer görevleri yapmak,
3) Basın, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Uzmanı
Basın, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Uzmanının görev, yetki ve sorumlulukları;
a) Vakfın, tanıtım ve halkla ilişkiler vizyonunun ve hedefini belirlemek,
b) Vakfın amaç ve faaliyetlerini her türlü yazılı ve görsel basın-yayın araçları ile kamuoyuna duyurmak,
c) Vakfın tanıtım maksadıyla çeşitli tanıtıcı ve anımsatıcı materyaller (dergi, broşür, tanıtım kataloğu, web sitesi ve promosyon malzemeleri gibi) için gerekli bilgi ve doküman birikimini materyaller ile Vakfı kamuoyuna tanıtmak,
d) Vakfın web sitesini geliştirmek ve güncelleştirmek, site üzerinden gelen elektronik postaları cevaplandırmak,
e) Vakıfla ilgili tören, kutlama, karşılama, uğurlama ve ağırlama konularında gerekli görevleri yerine getirmek, fotoğraf ve görüntü çekimini sağlamak ve arşivlemek,
f) Vakfın bağış gelirlerinin artırılmasına yönelik strateji belirlemede katkıda bulunmak, plan ve program hazırlamak,
g) Uzmanlık alanıyla ilgili olarak Genel Müdür tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
4) Diğer Uzmanlar
Mali ve diğer konularda yararlanılmak üzere Yönetim Kurulu tarafından görev ve yetkileri belirlenerek başkaca uzmanlar atanabilir.
D) Muhasebe ve Mali Hizmetler Müdürü
1) Görev, Yetki ve Sorumlulukları;
a) Vakıflar Genel Müdürlüğü ve Maliye ve Hazine Bakanlığının öngördüğü bütçe hazırlama ilkeleri ışığında denk bütçe hedeflerine uygun olarak Temsilciler Meclisi ne sunulmak üzere Vakıf Bütçesini hazırlamak.
b) Vakıf merkezi, muhasebe ve mali işlemlerini Maliye ve Hazine Bakanlığınca çıkarılan Tek Düzen Muhasebe Hesap Planı’na ve Vakıflar Genel Müdürlüğünce yapılan düzenlemeler çerçevesinde, vergi mevzuatına uygun olarak yürütmek. İşletmeler ile Şirketlerin mali işlemlerinin yukarıda belirtilen esaslara uygun olarak yürütülüp yürütmediğinin kontrolünü sağlamak.
c) Vakıf merkezinin; değerli makbuz, açık bağış makbuzu, senet bono, para, tahvil gibi menkul kıymetlerini muhafaza etmek, bankalar ve diğer mali kurumlarda ki “mali varlık ve kıymetlerini” Vakıf yararı doğrultusunda değerlendirmek. İşletme ve Şirketlerde belirtilen işlemlerin uygunluğunun kontrolünü yapmak.
d) Vakfın yüklenicilere ve diğer üçüncü şahıslara olan taahhüt ve borçların zamanın da ödenmesi için gerekli iş ve işlemleri yapmak.
e) Harcamacı birimler (Vakıf merkez, işletmeler ve şirketler) tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını esas alarak, idarenin aylık ve yıllık faaliyet raporlarını, aylık mizanlarını ve hesap özetini düzenlemek.
f) Vakfın, bütçe ilke ve esasları çerçevesinde; aylar ve yıllar itibariyle ayrıntılı harcama programları çıkarmak. Bütçenin bölümleri ve maddeleri arasında ihtiyaç duyulan aktarmaları ve düzenlemeleri yetkili makamlara teklif etmek.
g) Vakfın, mülkiyet ve kullanımında bulunan demirbaşların (taşıt, mobilya-mefruşat, bilgisayar, yazıcı, tv, telefon vs.) kayıtlarını tutmak, icmal cetvellerini oluşturmak ve güncellemek. Demirbaşları, kullananlara veya birim sorumlularına zimmetlemek.
h) Demirbaşlar dışındaki diğer sarf malzemeleri ile Vakfa ait her türlü malları Vakıf ambarında muhafaza etmek. Ambara giren mal ve malzemeler için “Ambar Giriş Mal Alındısı”, ambardan çıkan mal ve malzemeler için de “Ambar Çıkış Fişi” düzenlemek.
i) Mali konularla ilgili mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticilere gerekli bilgileri sağlamak, danışmanlık yapmak.
j) Vakıf, işletmeler ve şirketlerin mali istatistiklerini çıkarmak.
k) Ön mali kontrol faaliyetlerini yürütmek.
l) Vakfın tabi olduğu mevzuat hükümleri çerçevesinde Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü için öngörülen görevleri yapmak.
m) Vakıfta tutulan ticari defterlerin noter tasdiki işlemlerini yaptırmak.
n) Yönetim Kurulu Kararı ve Genel Müdürün onayı bulunan harcama belgelerini muhasebeleştirmek, harcama belgelerinin karara bağlanması hususunda gereğini yapmak,
o) Vakfın sahibi olduğu kıymetli evrakın (değerli makbuz, açık bağış makbuzu, para senet, bono, tahvil vb.) ve hesapların korunmasını sağlamak.
p) Genel Müdür veya Genel Müdür Yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Muhasebe ve Mali Hizmetler Müdürü bu görevlerin yerine getirilmesinde Genel Müdür Yardımcısına, Genel Müdüre ve Yönetim Kuruluna karışı sorumludur.
2) Bağlı Bürolar
a) Mali Hizmetler Bürosu: Satınalma ve ihale işleri kapsamında yapılması gereken hizmetlerle gerçekleştirilmesi gereken ödemeler ve diğer mali hizmet ve görevlerin tamamı bu büro tarafından yürütülür.
b) Bütçe Raporlama: Vakıf ve işletmelerle şirketlerin bütçe işlemleri ile gelirler ve harcamalar kapsamında yaptığı tüm iş ve işlemlerin belirli dönemler itibariyle Tek Düzen Muhasebe Hesap Planı ve Vakıflar Genel Müdürlüğünce yapılan düzenlemeler çerçevesinde, vergi mevzuatına uygun olarak raporlanması ve mali istatistiklerin oluşturulması bu Büro tarafından yapılır.
c) Ayniyat: Demirbaş niteliğindeki eşyalar, motorlu araçlar ve muhasebe kaydının tutulması öngörülen diğer maddi duran varlıklarla, vakıf tarafından yönetilen gayr-i menkullere ilişkin her türlü bilgi, belge ve dokümanlar bu büro tarafından tutulur. Ayniyat deposunun sevk ve yönetimi ile güvenliğinin sağlanmasından bu büro sorumludur. Bu kapsamda oluşturulan ayniyat kütüğü dijital ortamda ayrıca yedekli olarak da saklanır.
E) İnsan Kaynakları ve Destek Hizmetleri Müdürlü
1) Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Vakıf genel müdürlüğü ile işletmeler ve şirketlerde görevli personelin özlük dosyalarını oluşturmak ve muhafaza altında bulundurmak, personel kayıtlarını ve kadro cetvellerini tam ve eksiksiz olarak tutmak.
b) Vakıf genel müdürlüğünce görevli personelin maaş bordrolarını ve fazla mesai çizelgelerini oluşturmak ve ödeme takvimine uygun olarak hak sahiplerine ödenmesini sağlamak.
c) Vakıf genel müdürlüğünde istihdam edilen personelin; terfi, emeklilik, istifa, işten çıkarma, disiplin cezalarının uygulanması ile ilgili iş ve işlemeleri yapmak. İşe giriş ve çıkış bildirgelerini, yetkili iç ve dış makam ve mercilere zamanında ve eksiksiz olarak bildirmek. İşletme ve Şirketlerdeki personelin, terfi, emeklilik, istifa, işten çıkarma, disiplin işlemleri, işe giriş, çıkış belgelerini personelin özlük dosyasında muhafaza etmek.
d) Bu talimatname kapsamında istihdam olunan görevlerin her biri için; disiplin hükümleri kapsamında aldıkları cezalar, sağlık ve mazeret izinleri ile izinleri, icra takipleri ile mal beyanları ve tarih sıralı olarak görev yaptıkları birimleri gösteren sicil özetlerini dijital ortamda ayrı bir bilgi dokümanı olarak tutmak.
e) Genel müdürlük, işletmeler ve şirketlerin norm kadro cetvellerini güncel olarak hazır halde bulundurmak.
f) Personelin ve bakmakla mükellef olduğu kimselerin sağlık giderleri ve sosyal güvenlik hizmetleri konusundaki iş ve işlemlerini yürütmek.
g) Vakıf genel müdürlüğü personelinin öğle yemeği hizmetlerinden yararlanması için gerekli iş ve işlemleri yapmak.
h) Vakıf genel müdürlüğü ile işletmeler ve şirketlerde görevli personele, görev gereklerine uygun nitelikler kazandırılması amacıyla, eğitim programları hazırlamak ve uygulamak.
i) Vakıf ana hizmet binası, masa, sandalye, etajer, perde vs. gibi mefruşat malzemeleriyle diğer alet ve ekipmanların (asansör, santral, abone sayaç ve cihazları gibi) bakım onarım ve tamiratları için gerekli olan her türlü teknik alet, ekipman ve makine ihtiyaçlarını belirleyerek ilgili mercilere iletmek.
j) Vakıf ana hizmet binasının iç ve dış temizliğinin yapılmasını sağlamak. Bahçe ve çevre düzenlemesini sağlamak.
k) Vakıf ana hizmet binası “danışma hizmetlerini” yürütmek, ziyaretçilerin karşılanma, uğurlanma ve yönlendirilmesini sağlamak.
l) Vakıf ana hizmet binası güvenlik hizmetlerini yürütmek.
m) Vakıf genel müdürlüğü genel evrak biriminin yönetimini sağlamak. Gelen ve giden evrakları tam ve eksiksiz olarak kayıt altına almak. Gelen evrakların ilgili birimlere dağıtımının yapılması için yetkili makama intikal ettirmek, giden evrakları ilgilisine ulaştırmak.
n) Vakıf genel müdürlüğü “Arşiv” biriminin yönetimini sağlamak. Arşivlik evrak ve kayıtları muhafaza etmek.
o) Vakıf tarafından verilen vekaletle vakfı temsilen görev yapan avukatların; avukatlık ücretlerinin ödenmesini sağlamak.
p) Vakıf genel müdürlüğü santral biriminin yönetimini sağlamak.
q) Genel Müdürlük merkez teşkilatı şoför ve araç yönetimini sağlamak. Binanın önü ve arka bahçe park ve araç trafiğini yönetmek. Araçların muayene, sigorta, vergi, bakım ve onarımlarını yapmak, temizlik ve hijyen bakımından hazır halde bulundurmak.
r) İş sağlığı ve iş güvenliği alanında yapılması gereken düzenlemelerle, alınması gereken tedbirleri uygulamaya koymak, takip ve koordinasyonunu sağlamak.
s) Adalet Teşkilatını Güçlendirme Vakfı, Temsilciler Meclisi ve Yönetim Kurulu’nun sekretarya hizmetlerini yürütmek. Genel Kurul ve Yönetim Kurulu’nun gündemini oluşturmak, toplantı ve hazırlıklarını yapmak, ilgili iç ve dış mercilerle gerekli yazışmaları yaparak, birimler arası koordinasyonu sağlamak.
t) Genel Müdür veya Genel Müdür Yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yapmak. İnsan Kaynakları ve Destek Hizmetleri Müdürü bu görevlerin yerine getirilmesinde Genel Müdür Yardımcısına, Genel Müdüre ve Yönetim Kuruluna karışı sorumludur.
2) Bağlı Bürolar
a) Özlük ve Sicil Bürosu: Yönetim Kurulu tarafından belirlenen politikalar doğrultusunda insan kaynaklarının etkin ve verimli istihdamının sağlanması amacıyla oluşturulan bu büro, kadro cetvellerini güncel olarak tutar, Genel Müdürlük işletme ve şirketlerdeki personelin maaş, değerlendirme ve terfi, görevden ayrılma, emeklilik, izin vs. gibi kişisel personel bilgilerini oluşturur ve muhafaza eder. Ayrıca Genel Kurul ve Yönetim Kurulunun gündemini hazırlar, alınan kararları ilgili mercilere iletir.
b) Eğitim Bürosu: Yönetim Kurulu tarafından belirlenen politikalar doğrultusunda Bakanlık Teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşların ve Genel Müdürlük, işletme ve şirketlerde ki personelin hizmet içi eğitimlerinin planlanması ve uygulanması bu büro tarafından yürütülür.
c) Genel Evrak ve Arşiv: Gelen ve giden evraklarla arşiv hizmetleri Genel Evrak ve Arşiv Bürosu tarafından yönetilir. Giden evraklar, ilgili mercilere intikal ettirilir. Bu hizmetlere ilişkin bilgiler ayrıca dijital ortamda da tutulur.
d) Destek Hizmetleri Bürosu: Vakıf merkez binasının her daim hizmete hazır olarak tutulmasını ve eksikliklerinin giderilmesini sağlamak. Vakıf merkez çalışanlarının işbaşı için gerekli olan ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak.
F) İnşaat ve Emlak Müdürü
1) Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Vakfa ait taşınmaz malların kiralama ve devir işlemlerini yürütmek, kira sözleşmeleri ile şartnameleri hazırlamak, kiraların düzenli bir şekilde ve zamanında tahsilini sağlayıcı tedbirleri almak, kira artışlarını ilgililerine tebliğ etmek.
b) Vakıf tarafından yaptırılacak inşaatların ve mevcut binalardaki bakım ve onarım işlerinin inşaat ve mimari proje, şartname ve sözleşmelerini hazırlamak. Çizdirilen projeleri, mahal listeleri ve detaylarını etraflıca incelemek, eksikliklerini gidermek.
c) Vakfa bağışlanan veya satın alınacak taşınır ve taşınmaz malların temellük ve tescili ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak.
d) Vakfa ait taşınır ve taşınmaz malların bakım, onarım ve denetimlerinin hazırlanacak plan ve program dahilinde yapılmasını sağlamak.
e) Emlak vergisi beyannamelerinin süresi içinde verilmesini, her çeşit vergi, harç ve harcamalara iştirak paylarının Muhasebe ve Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak ödemesini sağlamak.
f) Vakfın Emlak’ını kütük defterine işlemek, tapu senedi dosyaları, kira mukavelesi vb. yazışma evraklarının düzenli bir şekilde korunmasını sağlamak ve envanter çalışmalarını yürütmek.
g) Vakıf adına yaptırılan binaların teslimi ile ilgili muayene kabul komisyonları oluşturmak, şartname ve sözleşmeler kapsamında belirlenen eksiklikleri gidermek.
h) Yapım işleri kapsamında hazırlanan hak ediş raporlarını teknik açıdan incelemesini yaptıktan sonra Muhasebe ve Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak ödemelerin yapılmasını sağlamak amacıyla yetkili mercilere intikalini sağlamak.
i) Vakfa ait taşınmaz malların sigorta işlemlerini yaptırmak.
j) Vakfın tabii olduğu mevzuat hükümleri çerçevesinde İnşaat ve Emlak Müdürlüğü için ön görülen diğer görevleri yapmak.
k) Genel Müdür veya Genel Müdür Yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yapmak. İnşaat ve Emlak Müdürü bu görevlerin yerine getirilmesinde Genel Müdür Yardımcısına, Genel Müdüre ve Yönetim Kuruluna karışı sorumludur.
2) Bağlı Bürolar
a) Lojman Hizmetleri Bürosu: Vakıf kütüğüne kayıtlı gayri menkullerin tahsis işlemleri ile kira ve aidatların tahsilatı ve takibi bu büro tarafından yaptırılır.
b) Yapım ve Bakım Onarım Bürosu: Vakfın yönetimindeki gayrimenkullerin tamirat ve tadilatları ile diğer her türlü yapım-inşaat işleri bu büro tarafından yürütülür.
G) Satın Alma ve Pazarlama Müdürü
1) Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Vakıf ve işletmelerle şirketlerin ihtiyaç duyduğu her türlü mal ve hizmet alımlarını ilgili birimlerle birlikte planlamak, piyasadan en iyi şekilde ve en uygun şartlarda temin edilmesi için gerekli hazırlıkları yapmak.
b) Vakfın ve işletmelerle şirketlerin ihtiyaç duyduğu her türlü mal ve hizmet alımlarının yaklaşık maliyetlerini çıkarmak ve gerekçeli olarak harcama yetkilisi karar merci olan Yönetim Kuruluna intikal ettirmek.
c) Yönetim kurulunca alınan harcama kararı doğrultusunda, Muhasebe ve Mali Hizmetler Müdürlüğünce ödeneğin temin edilmesi üzerine, mevzuatındaki usul ve esaslara uygun olarak ihale veya satın alma işleminin yapılması için gerekli iş ve işlemler tesis etmek.
d) İhale ve Satın alma için gerekli olan Satınalma Komisyonu ve Muayene Kabul Komisyonlarını yedekleri ile birlikte oluşturma ve bu komisyonların sekretarya hizmetlerini yürütmek.
e) Ceza ve Tevkif Evleri Genel Müdürlüğü bünyesinde ihtiyaç duyulan gıda ve ihtiyaç maddeleri ile malzemelerinin İş Yurtları Kurumu Başkanlığı ile birlikte sağlıklı, güvenli ve hijyenik olarak temini konusunda araştırma ve incelemelerde bulunmak.
f) Vakıf bünyesin kurulan ATGV Sigorta ve Aracılık Hizmetleri LTD. Şti nin poliçe pazarlama hizmetlerini adı geçen şirketle koordineli olarak yürütmek.
g) Vakıf bünyesinde faaliyet gösteren sosyal tesis ve Hakimevleri tarafından sunulan konaklama, toplantı ve organizasyon hizmetlerinin tanıtımı ve pazarlama faaliyetlerini yürütmek.
h) “Adalet Kart” çerçevesinde yürütülen hizmetlerin tanıtım ve pazarlamasını yaparak kapsamını genişletmek.
i) Vakıf senedi kapsamında getirilen düzenlemelerle Başkan veya Yönetim Kurulu tarafından öngörülecek diğer satın alımları gerçekleştirmek,
j) Vakfın tabi olduğu mevzuat hükümleri çerçevesinde Satınalma ve Pazarlama Müdürlüğü için öngörülen diğer görevleri yapmak.
k) Genel Müdür veya Genel Müdür Yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Satınalma ve Pazarlama Müdürü bu görevlerin yerine getirilmesinde Genel Müdür Yardımcısına, Genel Müdüre ve Yönetim Kuruluna karışı sorumludur.
2) Bağlı Bürolar
a) Satınalma Bürosu: Genel müdürlük ve şirketlerle işletmelerin ihtiyaç duyduğu her türlü satın alma hizmetleri bu büro tarafından yerine getirilir.
b) Pazarlama – Satış Bürosu: Genel müdürlük ve şirketlerle işletmelerin ihtiyaç duyduğu her türlü pazarlama ve satış hizmetleri, bu büro tarafından ilgili birimle koordineli olarak yürütülür.
H) Stratejik Planlama ve Performans Takip Müdürü
1) Görev, Yetki ve Sorumlulukları1) Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Vakıf ve işletmelerle şirketlerin vakıf senedi, yönetmelikler ve talimatnamelerle getirilen görevler kapsamında etkin ve verimli hizmet yürütebilmeleri için; gerekli strateji ve politika belirleme çalışmalarını yapmak.
b) Vakıf ve işletmelerle şirketlerin strateji ve politika hedeflerine uygun olarak stratejik plan ve performans programının hazırlanması çalışmalarını yapmak. Uygulama sonuçlarını harcamacı birimlerle birlikte değerlendirmek.
c) Vakıf ve işletmelerle şirketlerin yürüttüğü hizmet ve görevler bakımından performans ölçütleri geliştirmek.
d) Vakıf ve işletmelerle ve şirketler için hizmet kalitesi standartları oluşturmak, bu standartlara uyulmasını temin için gerekli çalışmaları yapmak.
e) Vakıf ve işletmelerle şirketler için belirlenen performans planlarının uygulanmasını gözetmek ve periyodik raporlar halinde Genel Müdür’e sunmak.
f) Vakıf ve işletmelerle şirketlerin yapı ve işleyişleri hakkında çalışmalar yapmak, iyileştirmeye açık alanları tespit ederek geliştirilmesini sağlamak.
g) Hizmet kalitesi ölçütlerini tespit etmek ve ölçüm sonuçlarına göre düşük performanslı birimler için önleyici-düzeltici tedbirleri belirlemek ve uygulamasını sağlamak, takibini yapmak.
h) Vakıf ve işletmelerle şirketlerin yıllık yatırım programını İnşaat ve Emlak Müdürlüğü ve Muhasebe ve Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak. Uygulama sonuçlarını değerlendirmek ve bunu bir rapor halinde Genel Müdür’e sunmak.
i) Vakıf ve işletmelerle şirketlerin yürüttüğü görev ve hizmetleri etkileyen iç ve dış etkenleri detaylı biçimde inceleyerek yönetsel ve hizmetsel kapasiteyi artıracak çalışmalar yapmak.
j) Vakıf ve işletmelerle şirketlerin yürüttüğü görev ve hizmet alanlarını genişletmek ve hizmet alanları oluşturmak için çalışmalar yapmak.
k) Vakıf ve işletmelerle şirketlerin yıllık denetim ve rehberlik planını oluşturarak Genel Müdür’e sunmak ve onaylanmış planı uygulamak. Genel müdür adına gerekli kurumsal iç denetimleri yapmak.
l) Vakıf ve işletmelerle şirketlerde etkili ve verimli mali, ekonomik ve yönetsel işleyişin sağlanması için araştırma ve incelemelerde bulunmak. Araştırma ve inceleme sonuçlarını rapor olarak genel müdürlüğe sunmak.
m) Denetim ve rehberlik el kitabını hazırlamak.
n) Vakıf ve işletmelerle şirketlerde yönetim ve hizmetlerin geliştirilmesi için performansla ilgili bilgi ve verileri toplayarak analizini yapmak ve yorumlamak.
o) İşletmelerle şirket personelleri için yapılacak hizmet içi eğitimleri, İnsan Kaynakları ve Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile birlikte koordineli olarak yürütmek.
p) Genel müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
2) Bağlı Bürolar
a) Stratejik Planlama Bürosu: Vakfın ve işletmelerle şirketlerin stratejik plan hazırlıklarının yapılması, uygulanması, sonuçlarının değerlendirilmesi münhasıran bu büro tarafından yapılır.
b) Performans Takip Bürosu: Vakfın ve işletmelerle şirketlerin performans takip ve değerlendirme hizmetleri bu büro tarafından yürütülür.
c) İç Denetim Bürosu: Vakıf ve işletmelerle şirketlerde etkili ve verimli bir mali, ekonomik ve yönetsel işleyişin sağlanması için araştırma, inceleme ve denetim hizmetleri bu büro tarafından yürütülür.
İ) Bilgi İşlem Müdürü
1) Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Vakfın ve işletmelerle şirketlerin bilişim teknolojileri ihtiyacını tespit etmek, gerekli bilişim ağını kurgulayarak, güvenli, etkin ve verimli bir biçimde kullanılmasını sağlamak.
b) Vakıf, işletmeler ve şirketlerin web hizmetlerini tasarlamak ve uygulamak.
c) Vakıf, işletmeler ve şirketleri ilgilendiren teknolojik gelişmeleri takip etmek, bilgi güvenliği ve güvenilirliği konusunda gerekli önlemleri almak.
d) Vakıf, işletmeler ve şirketlerin yürüttüğü hizmetlerle ilgili bilgileri toplamak, ilgili birimlerle iş birliği içerisinde güvenli veri akışını sağlayarak veri tabanları oluşturmak.
e) Vakıf, işletmeler ve şirketler arasında güvenli bilgi akışını sağlamak için “intranet” altyapısını kurmak ve işletmek.
f) Vakıf, işletmeler ve şirketlerin mevcut bilişim altyapısının kurulumu, bakımı, geliştirilmesi ve güncellenmesi ile ilgili işleri yürütmek, haberleşme güvenliğini sağlamak ve bu konularda görev üstlenen personelin bilgi teknolojilerindeki gelişmelerle paralel olarak düzenli şekilde hizmet içi eğitim almalarını sağlamak.
g) İnsan Kaynakları ve Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile iş birliği içerisinde vakıf, işletme ve şirket personellinin genel bilişim eğitimleri almalarını sağlamak.
h) Vakfın tabi olduğu mevzuat hükümleri çerçevesinde Bilgi İşlem Müdürlüğü için öngörülen diğer görevleri yapmak.
i) Genel Müdür veya Genel Müdür Yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Bilgi İşlem Müdürü bu görevlerin yerine getirilmesinde Genel Müdür Yardımcısına, Genel Müdüre ve Yönetim Kuruluna karışı sorumludur.
2) Bağlı Bürolar
a) Donanım Bürosu: Vakfın ve işletmelerle şirketlerin ihtiyaç duyduğu, bilişim sistemlerinin güvenli ve yedekli bir şekilde kurulması, etkin ve verimli bir şekilde çalışması için gerekli, teknik araç ve cihazların kurulumu ve güvenli bir biçimde çalıştırılmasını öngören hizmetler bu büro tarafından yürütülür.
b) Yazılım Bürosu: Vakfın ve işletmelerle şirketlerin kullandığı sistem donanımlarının güvenli ve yedekli bir şekilde kullanılması için gerekli işletim sistemlerinin temini ve kullanılması ile yönetim ve denetimi bu büro tarafından yürütülür.
J) Yönetici Asistanı
1) Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Genel Müdürlük makamının diğer makam ve mercilerle iletişim ve haberleşmesini sağlamak.
b) Genel Müdürün toplantı ve randevularını organize etmek. Gerek görülürse toplantı notlarını tutmak.
c) Genel Müdürlük makam yazışmalarını yürütmek, e-posta trafiğini yönetmek, gelen misafirleri karşılamak ve ilgilisine yönlendirmek.
d) Genel Müdürlük makamının etkili ve verimli çalışabilmesi için büro hizmetleri desteği sağlamak.
e) Kendisine bağlı personelin sevk ve idaresini sağlamak.
f) Genel Müdür tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
K) Yeni Servis Kurulması
Genel Müdürlük bünyesinde yer alan müdürlükler, ihtiyaç duydukları servisleri Genel Müdürün izniyle kurar sevk ve idarelerini kendilerine bağlı olarak yürütürler.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
İKTİSADİ İŞLETMLER
A) Sosyal Tesisler
1) Tesis İşletme Müdürleri: Tesis İşletme Müdürlerinin Görev, yetki ve sorumlulukları:
a) Tesisin; mevzuat hükümleri, Vakıf Yönetim Kurulu Başkan ve Yönetim Kurulu ile Genel Müdürün emirleri doğrultusunda en iyi şekilde yönetimini, denetimini, korunmasını ve diğer hizmetlerin sevk ve idaresini sağlamak.
b) Muhasebe kayıtlarının noksansız ve düzenli olarak tutulmasını ve her türlü gelir ve giderin takibini yapmak,
c) Tesisin ihtiyacı olan yiyecek-içecek maddeleriyle sair malzemelerin sarın alınması için gerekli işlemlerin yapılmasını temin etmek,
d) Tesise ait her türlü maddi duran varlık, işletme teçhizatı ile sair taşıt, araç ve gerecin bakım, onarım, muhafaza, temizlik ve çalıştırılmasını ve bunların personelin zimmetinde muhafaza edilmesini gerçekleştirmek.
e) İşletme ile ilgili yazışmaları yapmak, mevzuat çerçevesinde gerekli iş ve hizmetlerin düzenli yapılması ve aksatılmadan yerine getirilmesi için gerekli tedbirleri almak,
f) İşletmenin konaklama, temizlik, yemek ve diğer hizmetlerini düzenli ve ekonomik şekilde yürütmek,
g) İşletmenin iç ve dış güvenliği ile ilgili gerekli tedbirleri almak,
h) İşletmenin çalışma düzeni ve mali durumu hakkında her ay sonunda düzenleyeceği raporu Vakıf Genel Müdürüne sunmak,
i) Tesise bağlı olarak faaliyet gösteren diğer iktisadi işletme niteliğindeki iş kollarının verimli ve düzenli bir şekilde işletilmesi için gerekli tedbirleri almak ve koordinasyonu sağlamak,
j) Başkan, Yönetim Kurulu, Genel Müdür veya Genel Müdür Yardımcısı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak,
2) Tesis İşletme Müdür Yardımcısı: Tesis İşletme Müdür Yardımcısının görev, yetki ve sorumlulukları;
a) Tesiste çalışan personel arasında, işlerin uygun şekilde dağılımı konusunda amirine teklifte bulunmak, personelin düzenli bir şekilde çalışmasını, mesaiye uyumlarını, çalışmalarında iş birliği yapmalarını ve birbirlerine yardımcı olmalarını sağlamak,
b) Personel ilişkilerinde karşılıklı saygı, anlayış, ciddiyet ve görevin gerektirdiği iş birliğinin esas alınmasını, keyfi tutum ve davranışlarından sakınılmasını sağlamak,
c) Tesis İşletme Müdürüne, işletmede bulunmadığı hallerde verilen yazılı yetkiyle sınırlı kalmak kaydıyla vekalet etmek, tesis müdürünün izinli, raporlu veya geçici görevli olduğu dönemlerde tesis müdürüne ait yetkileri kullanmak,
d) Tesisin dış yazışmalarını kontrol ettikten sonra parafe etmek, Tesis İşletme Müdürünün verdiği yetki sınırları içerisinde iç yazışmaları imzalamak,
e) Sicil amiri olduğu personelin sicilini tanzim etmek,
f) Tesis Müdürünce verilen diğer görevleri yapmak,
g) Tesis İşletme Müdürü tarafından görevlendirilmesi halinde Gece Müdürü sıfatıyla tesisi yönetmek,
h) Tesis İşletme Müdür Yardımcısı, bu görevlerin yerine getirilmesinde Tesis İşletme Müdürüne karşı sorumludur.
3) Muhasebe Servisi; Muhasebe servisinin görev ve yetkileri belirtilmiş olan aşağıdaki personel görev yapar
a) Muhasebe Müdürü: Tesis Muhasebe Servisinin amiri olup Tesis İşletme Müdürüne bağlı olarak görev yapar. Muhasebe işlemleri ile ilgili olarak İşletme Müdür ile birlikte Genel Müdür ve Vakıf Yönetim Kuruluna karşı sorumludur. İşletmenin hesap işlemlerini usul ve mevzuata uygun olarak yürütülmesinden, İşletme Müdürü ile müştereken imzaladığı ödemelerden, maddi duran varlıklar, stoklar, departmanlar ve sair hesapların yevmiye ve defteri kebir ile mutabakatının temininden, vezne işlemlerinin mevzuat çerçevesinden gerçekleştirilmesinden, kasa mevcudunun günü gününe veznedar ile birlikte sayılmasından, stoklar, maddi duran varlıklar ve sair hesapların her zaman için kontrolünden, ay sonlarında mevcutların sayımından bizzat sorumludur. Ayrıca İşletme Müdürü tarafından verilecek diğer görevleri yapar.
b) Muhasebe Şefi: Muhasebe Müdürünün talimatları doğrultusunda muhasebe defter ve kayıtlarının tutulmasını ve düzenli bir şekilde muhafaza edilmesini sağlar. Muhasebe Müdürünün olmadığı zamanlarda ona ait görevleri de ifa eder.
c) Maliyet Kontrol: Muhasebe Müdürünün göstereceği usul ve esaslar doğrultusunda tesiste hizmete sunulan yiyecek ve içeceklerin maliyet hesaplarını yapar.
d) Kasiyerler: Muhasebe Müdürüne bağlı olarak çalışırlar. Günlük hesapların tahsil edilmesinden ve oda hesabına geçmesi gereken adisyonların resepsiyona verilmesinden sorumludurlar.
e) Ambar Şefi: İşletmenin faaliyetlerini sürdürmesi için ihtiyaç duyulduğu bildirilen maddi duran varlık ve sarf malzemelerinin ambardan verilmesini sağlamaktan, ambarda bulunmaması halinde satın alınması için Tesis Müdürlüğüne başvurmaktan, işletmeye alınan tüm malzemelerin teslim alınmasından, giriş çıkış defter kayıtlarının yapılmasından, muhafazasından ve muhasebe müdürünün direktifleri doğrultusunda departmanlara dağıtılmasından ve her ay sonunda muhasebe kayıtları ile mutabakat sağlanmasından sorumludur.
f) Satın Alma Mutemedi: Mutemet eliyle yapılacak alımlarda işletmeye alınacak her türlü malzemenin ucuz, kaliteli ve evsafa uygun olarak zamanında tedarik edilmesi işlemlerini yürütür. Satın alma Komisyonu tarafından yapılacak alımlarda piyasa araştırması yapar ve teklif dağıtır.
g) Kasa Sorumlusu: İşletmedeki günlük tahsilatın kasaya alınmasından, İşletme Müdürü ile Muhasebe Müdürünün müşterek talimatı ile ödeme yapılmasından, kasa defterinin günü gününe düzenli bir şekilde tutulmasından, kasa fazlasının bankaya yatırılmasından, kasada çıkacak fazla ve noksanlıklardan sorumludur.
4) Personel Servisi: Personel servisinde görev ve yetkileri belirtilmiş olan aşağıdaki personel göre yapar.
a) Personel Şefi: Tesiste çalışan tüm personel için ayrı bir özlük dosyası tutularak, personelin iş akdinin bir örneği, işe başlama yazısı, sigorta ile ilgili bildirgeler, izin, rapor ve fazla mesai bilgileri, disiplin işlemleri ile ilgili belgelerin bu dosyada muhafaza edilmesini sağlar. Ay sonlarında Puantör şefliğinden aldığı bilgilerle birleştirerek ücret tahakkukuna esas olacak bilgileri Muhasebe Müdürlüğüne sunar, doğrudan İşletme Müdürüne bağlı olarak çalışır.
b) Puantör Şefi: Personelin giriş ve çıkışlarını izlemekten, günlük giriş-çıkış raporlarını ve aylık puantaj çizelgesinin hazırlamaktan sorumludur.
5) Hizmetler Servisi : Hizmetler servisinde görev ve yetkileri belirtilmiş olan aşağıdaki personel görev yapar. Tesisteki konaklama, yemek, temizlik ve güvenlik, restoran, toplantı ve organizasyon gibi hizmetlerin verilmesini sağlayan servistir. Doğrudan İşletme Müdürüne bağlı olarak görev yapar, aşağıdaki birimlerden oluşur. İlgili birimlerde işlerin düzenli şekilde yürütülmesinden bizzat birim şefleri sorumludur.
a) Ön Büro (Resepsiyon): Resepsiyon şefinin sorumluluğunda, resepsiyon görevlileri ve bellboyların görev yaptığı birimdir. Resepsiyon müşteri ilişkilerinin iyi bir şekilde olmasını sağlamak, rezervasyonların aksatılmadan yapılmasını temin etmek, kasiyerlerden gelen hasılatı teslim alarak muhasebeye tevdi etmek ve resepsiyonda yapılması gerek sair işleri yerine getirmekle yükümlüdür.
b) Halkla İlişkiler Şefliği: İşletmede verilecek düğün, nişan, ziyafet, konferans vb. organizasyon hizmetlerini tanıtır, bu konudaki talepleri değerlendirerek hizmetin verilmesini sağlar.
c) Restoran Şefliği: Restoran gelen müşterilerin karşılanması, restoranın genel temizliği, verilen siparişlerin zamanından karşılanması, sipariş fişleri ve adisyonların düzenlenmesi ile yükümlüdür. Restoran Şefinin (Maitre d’hotel) sorumluluğunda şefler, kaptanlar, garsonlar ve komiler görev yapar.
d) Mutfak Şefliği: İşletmede hizmete sunulan tüm yemeklerin sağlıklı, lezzetli ve temiz bir şekilde zamanında çıkmasından, çalışma programı ve yemek listelerinin hazırlanmasından, mutfağa giren ve çıkan malzemelerin kullanılmasından, Maliyet Kontrol görevlisine gerekli bilgiyi vermekten ve mutfağın temiz tutulmasından sorumludur. Aşçıbaşının sorumluluğunda aşçılar, pastacılar, aşçı yardımcıları ve tabakçılar görev yapar.
e) Katlar Şefliği: Tesisim tüm birimlerinin temizliği ile konaklama hizmetlerinden yararlanan müşterilerden ayrılanların resepsiyona bildirilmesinden, eşyaların kontrolünden ve günlük oda kat raporunun tanziminden, boş odaların her an hizmete sunulması için gerekli hazırlığın yapılmasından sorumludur. Katlar Şefinin sorumluluğunda kat görevlileri ile genel alan temizlik görevlileri görev yapar.
f) Çamaşırhane Şefliği: Tesisin nevresim, masa örtüsü, perde vb. çamaşırlarının yıkanmasından ve müşterilere kuru temizleme hizmeti verilmesinden sorumludur. Çamaşırhane Şefinin sorumluluğunda çamaşırhane elemanlarından oluşur.
g) Bahçe Şefliği: Tesisin bahçe ve çevre düzenlenmesinden, yeşil alanların korunmasından ve temizliğinden sorumludur. Bahçe Şefi ve bahçıvanlardan oluşur.
h) Teknik Servis Şefliği: Servise ait tüm alet, edevat ve cihazların çalışır vaziyette tutulmasından ve muhafazasından, tesise ait küçük onarımların yapılmasından sorumludur. Teknik Servis Şefinin sorumluluğunda teknisyen ve teknikerler görev yapar.
i) Güvenlik Şefi: Maiyetindeki güvenlik görevlileri ile birlikte tesisin iç ve dış güvenliğinden sorumludur.
6) Vakıf ve Tesislerde görevlendirilen bölüm şefleri ve yardımcıları;
a) Emirlerindeki personelin sevk ve idaresinden, görevlerini dikkat ve itina ile yerine getirilmesinden,
b) Hizmeti işler halde tutmak için gereken tedbirlerin alınmasından ve mahiyetlerinde çalışan personelin yetişmesi ve izlenmesinden,
c) İşlerin zamanında ve eksiksiz yürütülmesinin koordinasyonundan,
d) Bölümlerinde bulunan demirbaş eşya ve malzemelerin korunmasından sorumludur.
7) Yeni Servis Kurulması
Hizmetin yerine getirilmesinde yeni kurulacak bir servise ihtiyaç duyulması halinde, İşletme Müdür tarafından gerekçesi ve görevleri belirlenerek hazırlanan servis kurulma istemi Vakıf Genel Müdürünün onayına sunulur ve onaya müteakip hizmet birimi oluşturularak yazılı olarak tebliğ edilecek görev ve yetkiler doğrultusunda hizmet vermesi sağlanır.
B) Diğer İktisadi İşletmeler
1) Sigorta ve Aracılık Hizmetleri İşletmesi
Vakıf ve sigorta mevzuatına uygun şekilde her türlü sigortacılık hizmetlerine aracılık yapmak üzere faaliyet gösterir. Hesap ve işlemleri bu Talimatnamede gösterilen İktisadi İşletmelerle ilgili düzenlemelere ve mali mevzuata uygun olarak yürütülür. İşletmede bir sorumlu ve yeteri kadar görevli istihdam edilir.
2) Kreş ve Gündüz Bakımevi İşletmesi
Vakfın amaçları doğrultusunda hizmet vermek üzere kurulan Kreş ve Gündüz Bakımevi İşletmesi, Milli Eğitim Bakanlığı’nın konuyla ilgili mevzuatı ve Vakıf mevzuatı çerçevesinde faaliyet gösterir. Hesap ve işlemleri bu Talimatnamede gösterilen İktisadi İşletmelerle ilgili düzenlemelere ve mali mevzuata uygun olarak yürütülür. İşletmede bir müdür, yeteri kadar öğretmen ve yardımcı personel görev yapar.
3) Hizmet İşletmesi (Ticari Şirket)
Hizmet sektöründe, yediemin ve mahcuz mal deposu işletmeciliği, keşif araçları işletmeciliği gibi faaliyetlerde bulunur.
a) Yediemin ve Mahcuz Mal Deposu İşletmesi
İcra dairelerince haciz edilen mahcuz malların muhafaza edilebileceği depo ve garajlarda yeteri kadar personel istihdam edilir.
Depoya;
aa) Kıymeti süratle düşen,
bb) Yanıcı, parlayıcı, patlayıcı olan,
cc) Muhafazası özel bakım ve tesise lüzum gösteren,
dd) Bir arada bulundukları eşya için tehlike arz eden veya yaş deri gibi fena koku yayan, mallar alınmaz. Depoya alınmayacak mallar hakkında İcra ve İflas Kanununun 113/2. Maddesi uyarınca icra memurluğunca işlem yapılır.
İcra dairesi tarafından gönderilen mahcuz mal, düzenlenen giriş makbuzu mukabilinde depo veya garaja alınır ve “Depo ve Garaj Emanet Defteri” ne kaydedilir.
Mahcuz mal, muhafaza bitiminde ilgili icra dairesinin yazısından belirtilen şahsa, kimliğini ispata yarayan belge mukabilinde ve çıkış makbuzu düzenleyerek teslim edilir.
Her icra dairesine ait mallar ayrı bir bölüme konulur ve en iyi şekilde muhafaza edilmesi için gerekli tedbirler alınır.
Yediemin depo ve garajları için,
aa) Depo ve Garaj Emanet Defteri,
bb) Muhabere Defteri,
cc) Zimmet Defteri tutulması zorunludur.
Depo ve Garaj Emanet Defteri; depo ve garajda muhafaza edilmek üzere icra memurluklarınca teslim edilen mahcuz malların kaydının yapıldığı defterdir. Bu defter, sıra numarası, icra ve iflas dairesi esas numarası, alacaklı ve borçlunun adı, soyadı ve ikametgâh adresi, girişte ve çıkışta malı teslim eden ve teslim alan görevlinin adı, soyadı ve imzası, malın cinsi, miktarı, adedi, teslim tarihindeki evsafı, taşıtlarda ekspertiz raporu, modeli, marka, tipi, icra memurluğunca takdir edilen değeri, malın depoya giriş ve çıkış tarihi, kalma süresi, alınan ücret ve düşünceler sütunlarını ihtiva eder.
Muharebe Defteri; depo ve garaj faaliyetleri için yazılan yada bu işle ilgili olarak gelen her türlü evrak ve yazıların kaydına mahsustur. Bu defter; sıra numarası, evrakın tarih ve numarası, gönderilen veya gönderen daire, geliş veya sevk tarihi, evrakın özeti ve düşünceler sütunlarını ihtiva eder.
Zimmet Defteri; depo ve garajın işletildiği işletmeden muhtelif mercilere gönderilen evrakın kaydına mahsustur. Bu defter; sıra ve evrak numarası, gönderildiği yer, alındığı tarih alanın adı ve soyadı ile imza yeri sütunlarını ihtiva eder.
Defterler kullanılmadan önce her sayfasına numara verilir ve mühürlenir. Defterin son sayfasına kaç sayfadan ibaret olduğu belirtilerek İşletme Müdürü tarafından onaylanır. Defterlerin bütün sütunları eksiksiz bir şekilde doldurulur. Defterlerde, silinti ve kazıntı yapılmaz. Yapılan yanlışlıkların üzeri okunabilecek şekilde çizildikten sonra yanına doğrusu yazılır ve imzalanır.
Mahcuz eşyanın depo ve garajlara alındığına dair makbuzlar, geri verildiğine dair makbuzlar, giden ve gelen evrak, tarih ve sıra numaralarına göre ayrı ayrı klasörlerde yapılacak denetimlere hazır vaziyette muhafaza edilir.
Giriş Makbuzu, mahcuz mal depo ve garaja alınırken iki nüsha olarak düzenlenir. Aslı malı teslim eden görevliye icra dosyasına konulmak üzere verilir. Diğer nüsha dipkoçanı olarak bırakılır. Makbuz, sıra numarasını, malı teslim eden icra memurluğunun adı ve dosya numarasını, alacaklı ve borçlunun adı ve soyadını, malın cins, miktar ve adedini, malı teslim eden ve alanın adı ve soyadı ile imzasını ihtiva eder.
Çıkış Makbuzu, mahcuz malın muhafazası sona erip geri verilirken iki nüsha olarak düzenlenir. Aslı malı teslim eden görevliye icra dosyasına konulmak üzere verilir. Diğer nüsha dipkoçanı olarak bırakılır. Mahcuz malı depo veya garaja tevdi edecek icra dairesince, malın cins, tür, marka, model, numara ve ölçü gibi, benzerlerinden ayırmaya yeterli bütün nitelikleri ile icra dairesindeki doya numarasını, alacaklı ve borçlunun ad ve soyadını kapsayan bir etiket yapıştırılır. İlgili icra dairesince, mahcuz malı görülecek şekilde bağlanıp numaralandırıldıktan sonra, mum üzerine o icra dairesinin mührü basılmak suretiyle mühürlenir. Herhangi bir sebeple mührün bozulması halinde bu durum tutanakla tevsik edildikten sonra mühürleme işlemi tekrar ettirilir. Mührü bulunmayan eşya kabul edilmez. Depo ve garajlarda muhafaza edilecek mahcuz malların bu yerlere getirilmesi, teslimi, yerleştirilmesi ve geri alınması işleri ilgili icra dairesince yerine getirilir. Bu işlere ait masraflar, icra dairesince alacaklıdan peşin alınan avanstan karşılanır. Muhafaza ücretinin hesabı, miktarı ve azami haddi konusunda, Adalet Bakanlığınca her yıl yayımlanan ücret tarifesi uygulanır. Yeni tarife yürürlüğe girinceye kadar eski tarife uygulanır. Muhafaza ücreti, bildirilen tarifeye göre ilgili icra dairesince, malın muhafaza işlemi sona erdiğinde hesap edilip, peşin alınan avanstan ödenmek üzere, en geç 15 gün içinde banka hesabına yatırılır. Paranın bankaya yatırıldığına dair dekont işletmeye intikal ettiği anda ilgili icra müdürlüğü adına fatura düzenlenir. Bu Talimatnamede hüküm bulunmayan hallerde ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
b) Keşif Araçları İşletmesi
Adliyelerde, Keşif ve Haciz işlemlerinde hizmet sunmak üzere kurulmuştur. Bu amacı gerçekleştirmek için yeteri kadar donanımlı araç ile gerekli personel istihdam edilir. Her adliye çevresi için görevlendirilen bir Başşoför, diğer şoförlerin sevk ve idaresi ile koordinasyonunu sağlar ve işletme sorumlusuna bağlı olarak çalışır. Keşif araçlarında kullanılmak üzere seri numaraları belirlenen yeteri kadar boş fatura koçanı zimmet karşılığında Başşoföre teslim edilir. Başşoför de yine seri numaraları belirlenen boş fatura koçanından birer cildini her aracın şoförüne zimmet karşılığında numaraları kontrol ederek ve sayarak teslim eder. Fatura koçanı kullanıldığında zimmetle kontrol edilip sayılarak Başşoförde toplanır ve muhasebeye iade edilir. Boş fatura koçanlarının cilt halinde veya yapak olarak zayii halinde, gerekli idari işlemler yapılmakla birlikte, mali mevzuata uygun olarak hareket edilir. Faturalar dört nüsha olarak düzenlenir. Birinci nüshası iş sahibine verilir, ikinci nüshası icra dosyasına konulmak üzere icra memuruna teslim edilir, üçüncü nüshası da tahsil edilen ücretin bankaya yatırıldığına dair dekontla birlikte muhasebeye verilmek üzere Başşoföre teslim edilir. Bir nüshası ise dip koçanda saklanır. Şoförler yapılan tahsilatları günü gününe veya zorunluluk halinde en geç ertesi günü bankaya yatırmak zorundadırlar. Başşoför, şoförlerin bu zorunluluğa uyup uymadıklarını kontrol eder. Her ayın sonunda fatura toplamları ile banka dekontları toplamı karşılaştırılarak mutabakat sağlanır. Keşif araçları hiçbir şekilde özel işlerde kullanılamaz. Hizmetin verilmediği zamanlarda araçlar adliye otoparkında veya idarece belirlenecek güvenli bir otoparkta bulundurulur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
MÜŞTEREK HÜKÜMLER
1) İktisadi İşletmelerde her türlü ödemeler İşletme Müdürü ve Muhasebe Müdürünce müştereken imzalanacak çek veya ödeme emrine istinaden yapılır. İnteraktif bankacılık hizmetlerinin kullanılması suretiyle hiçbir şekilde ödeme yapılamaz. İktisadi İşletmelerde, her yıl ocak ayında Yönetim Kurulu kararı ile belirlenecek miktarların üzerindeki ödemeler ile satın almalar için Yönetim Kurulunun izni gerekir.
2) İktisadi İşletmelerde günlük mal ve malzeme alımında kullanılmak üzere her yıl ocak ayında Yönetim Kurulu kararı ile belirlenecek miktarı aşmamak üzere belli bir meblağ, İşletme Müdür ve Muhasebe Müdürünün alacağı kararla mutemede avans olarak verilir. Avans alımları en geç ay sonunda kapatılır.
3) Vakıf Genel Müdürlüğü kasasında günlük en fazla brüt asgari ücret tutarının iki katını geçmemek üzere para bulundurulabilir. İktisadi İşletmeler veznesinde satın alma mutemetlerine verilen pazara miktarının iki katından fazla para bulundurulmaz. Kasa fazlası günü gününe bankaya yatırılır.
4) Vakıf ve İktisadi İşletmelerde görev yapacak personel Yönetim Kurulu kararı ile işe alınır ve Yönetim Kurulu kararı ile iş akdi feshedilir. Yönetim Kurulu kararı olmaksızın personelin özlük haklarında değişikliğe yol açacak şekilde görevlendirme ve uygulama yapılamaz.
5) Vakıf Genel Müdürü ve İktisadi İşletme Müdürlerinin aylık ücretleri dışındaki özlük hakları (harcırah, izin ücreti gibi) ile ilgili her türlü ödemeler Vakıf Yönetim Kurulunun izni ile yapılır.
6) Vakıf ve İktisadi İşletmelerde görevli personele, maaşının tamamı ve belli bir bölümü için sebebi ne olura olsun avans adı altında borç para verilmez.
7) Vakıf ve İktisadi İşletmelerde görevli tüm personelin yıllık izin haklarını kullanmaları esastır. Yıl içerisinde kullanılamayan izinler bir sonraki yılda kullanılabilir. Zorunlu nedenlerle izin kullanılamaması halinde, ilgililerin en fazla iki yıllık izin hakları için Yönetim Kurulunun onayı dahilinde ücret ödenebilir.
8) Vakıf ve İktisadi İşletmelerde görevli Genel Müdür ve İşletme Müdürleri dışındaki personele İş Kanunu, Toplu İş Sözleşmesi ve Vakıf İç Yönetmeliği hükümleri dahilinde fazla mesai yaptırılabilir. Fazla mesai yapacak personel için yıllık fazla mesai 270 saati geçemez. İktisadi İşletmelerde personele ödenen fazla mesai ücretleri, miktarları ve saatleri belirtilerek her ay liste halinde Genel Müdürlüğe bildirilir. İktisadi İşletmelerde görevli mevsimlik işçiler, Yönetim Kurulunun izni olmadıkça Toplu İş Sözleşmesinde belirtilen süreden fazla çalıştırılamaz.
9) Vakıf ve İktisadi İşletmelerde görevli personele, Yönetim Kurulunun izni olmadan aylık ücret, ikramiye ve fazla mesai dışında prim, ödül vb. gibi herhangi bir ad altında ödeme yapılamaz.
10) Vakıf ve İktisadi İşletmelerde görevli personelin, Genel Müdürlüğün onayı ile il dışında geçici görevle gönderilmesi halinde ilgililere Harcırah Kanunu hükümlerine göre yolluk ödenir.
11) İktisadi İşletmelerde satın alınan emtianın düzenlenecek ambar talep ve ihraç müzekkeresine istinaden ambardan çıkış yapılır. Ambar alındısı ve ambar talep ve ihraç müzekkereleri İşletme Müdürü ile Muhasebe Müdürünün uygun görmesi halinde işleme konulur. Ambar talep ve ihraç müzekkeresi olmadan ambardan hiçbir surette emtia çıkarılamaz. Bu konuda hiçbir kimse ambar görevlisini zorlayamaz ve baskı yapamaz. Ambardan mutfağa verilen emtianın kullanımı yemek çeşitlerine göre hazırlanacak standart reçetelere göre yapılır ve aranan hasılatta bu reçeteler esas alınır.
12) Garsonların düzenlediği müşteri sipariş fişi olmadan mutfaktan ve bardan hiçbir surette yiyecek ve içecek çıkarılamaz. Bu konuda hiçbir kimse aşçı ve görevlileri zorlayamaz ve baskı yapamaz. Garsonların düzenlediği müşteri sipariş fişine istinaden kasiyerlerin düzenlediği adisyon fişi müşteriye mutlaka imzalatılır.
13) Kasa sorumluları ve resepsiyon görevlileri haricinde görevi ne olursa olsun hiçbir personel tahsilat yapamaz. Gece veya tatil günlerinde kasa sorumlusunun tesiste bulunmaması halinde, tahsilatlar restoran veya resepsiyonda görevli personel tarafından yapılabilir. Belge karşılığı olmadan hiçbir görevli tarafından tahsilat yapamaz.
14) Sosyal tesislerde yapılacak nişan, düğün, toplu yemek, toplantı, konferans gibi organizasyonlar için istemde bulunan kişi veya şirketlerle bir sözleşme yapılır ve sözleşme sırasında tahmini organizasyon bedelinin %25’i kaparo olarak alınır. Organizasyonun yapılacağı gün, tahmini bedelin geri kalan %75’lik kısmının tamamı alınarak organizasyonun yapılması sağlanır. Organizasyon sırasında sözleşme tutarını aşan harcamalar ise ayrıca tahsil edilir. İlgilisinin talebi üzerine, 15 günden az olmamak üzere ve Genel Müdürlüğün uygun göreceği geçerli bir mazeretin bulunması halinde organizasyon iptal edilebilir, bu durumda alınan kaparo kendisine iade edilir. Ölüm, ağır hastalık gibi geçerli bir mazeret olmaksızın organizasyonun iptali durumunda ise alınan kaparo iade edilmeyerek gelir kaydedilir. Organizasyonlar “organizasyon takip defteri” ne kaydedilir. Bu defter, sıra numarası, organizasyon sahibinin adı ve unvanı, sözleşme tarihi, alınan kaparo tutarı, hesaplanan organizasyon tutarı ve açıklama sütunlarını ihtiva eder. Organizasyon kimin adına yapılmış ise faturası onun adına düzenlenir. Her ay sonunda, ay içerisinde yapılan organizasyonlarla ilgili bilgileri içeren bir liste yapılır ve Genel Müdürlüğe bildirilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
SON HÜKÜMLER
SORUMLULUK
Bu Talimatnamenin uygulanmasından, takip ve kontrolünden, Vakıf merkez ve İktisadi İşletmelerde görev alan bütün personel sorumludur.
YÜRÜRLÜK
İş bu Talimatname Yönetim Kurulunun 22/12/2021 tarih ve 45/33 sayılı kararı ile kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.